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香港公司在大陸參與訴訟需要提供什么資料,如何辦理公證?

香港公司在內地參與民事訴訟,其訴訟文件的制作亦有其特殊的要求。根據法院要求,需要對香港公司主體資格和授權委托書辦理香港公證。所需辦理的文件一般包括:香港公司注冊證書,商業登記證,周年申報表,董事會決議和授權委托書。因此目前司法實踐中香港公司需要證明其實體資格可以提供以下文件:
 
1.公司在香港公司登記注冊處辦理的商業登記注冊證明;
2.公司在香港公司登記注冊處存檔的公司名稱證明(如公司名稱發生過變化則必須提供);
3.公司在香港公司登記注冊處存檔的周年報表。
4.關于公司法定代表人證明,該文件的制作相對簡單,可以參照內地公司的法定代表人證明進行制作。
5.授權文件,由于涉港案件屬于涉外案件,因此在制作授權文件的時候應當十分嚴謹,盡可能將可以預見到而由有需要的授權內容全部寫入授權文件中,且應采用羅列式的寫法,將授權的內容和授權期限寫得具體明確(可以根據委托合同所確定的代理期限在授權文件中明確注明授權期限為一審、二審、執行階段),如果是特別授權則一定要將具體內容表述清楚,盡量避免使用概括性語言。
 
根據香港的有關法律規定,公司如需要在內地進行相關訴訟活動,該事項屬于重大事項需經公司董事會開會通過,因此律師在代理香港公司進行訴訟的時候一并要香港公司出具相應的董事會決議。
 
香港注冊的企業要在內地提起訴訟,法院要求香港企業不僅要提供主體資格的公證文書,還要求對起訴書(仲裁申請書)、授權委托書、法定代表人證明文件等進行公證。不像內地企業只要有注冊登記證,起訴書上的印章推定事實。這樣的公證文書只能由司法部指定的委托公證人出具,并加蓋“中國法律服務(香港)有限公司中國委托公證人公證文書審核轉遞辦公室”的印章才有效。
 
由香港的司法部任命的中國委托公證人辦理公證,然后送中國法律服務(香港)有限公司辦理加章轉遞手續。之后送到內地使用。在辦理時要主要明確使用用途,辦理完成會得到一正一副兩份文件。
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